Ein Jahr am fremden Schreibtisch

Ein Pilotprojekt eröffnet Mitarbeitern der DEA intensiven Einblick in einen anderen Arbeitsbereich.

Wie arbeitet unser Einkauf genau? Was will er, was braucht er, was leistet er für uns? Zwei DEA-Mitarbeiter aus der Anlagentechnik und der Bohrtechnik verschaffen sich in einem Pilotprojekt Antworten auf diese Fragen. Ein Jahr lang lassen sie ihren eigentlichen Job ruhen und waren ausschließlich im Einkauf tätig.

»Job Rotation« ist das Stichwort, und von diesem Wechsel der Perspektive profitieren alle Seiten. »Unser Ziel ist es, ein gegenseitiges Verständnis für die Bedürfnisse des jeweilig anderen Fachbereichs zu wecken. So machen wir aus Schnittstellen Nahtstellen«, sagt Stefan Wirth, Einkaufsleiter der DEA.

Andreas Bartels und Moritz Pirker haben bereits einige Monate in der für sie neuen Abteilung absolviert und nach eigenem Bekunden eine Menge gelernt. Nicht immer läuft alles perfekt in der Zusammenarbeit zwischen den technischen Abteilungen und dem Einkauf, das liegt in der Natur der Sache. Wenn die Anlagentechnik oder die Bohrtechnik eine Bestellung aufgeben, haben sie genaue Vorstellungen, was sie technisch benötigen. Und dann möchten sie, dass das Ganze bestellt und schnell geliefert wird. In seiner bisherigen Zeit im Einkauf habe er jedoch gelernt, dass dort andere Anforderungen berücksichtigt werden müssen, sagt Bartels. »Die Kollegen klopfen bei einer Ausschreibung viele Dinge ab, von den Vertragsanmerkungen der Auftragnehmer bis hin zu den Preisen. Es ist viel Abstimmung nötig, bis man das eigentliche Ziel erreicht«, so der Ingenieur.

Wissenstransfer in beide Richtungen

Das sieht Einkaufsleiter Wirth genauso: »Es geht selten um einen einfachen Bestellvorgang, bei dem man einfach auf einen Knopf drückt. Wir wollen zum Beispiel auch ein hochwertiges Lieferantenportfolio aufbauen, das wir immer wieder anpassen.« Wirth ist überzeugt, dass sich die Qualität der Bedarfsanforderungen aus den technischen Abteilungen erhöht, wenn den Technikern die einkaufsrelevanten Prozesse klar sind. Entscheidend ist die genaue Beschreibung der Anforderung oder Spezifikation. Nur was beschrieben ist, kann auch verhandelt und bestellt werden.

Der Wissenstransfer geht aber nicht nur in die eine Richtung. Umgekehrt verstehen auch die Einkaufskollegen durch den engen Kontakt mit den beiden Technikern besser, wie deren Abteilungen ticken und was sie fordern. Dieser Austausch und das bessere Verständnis sorgen dafür, dass günstigere Preise verhandelt werden können. Es ist ein Wissens- und Know-how-Transfer in beide Richtungen. Durch das tägliche Miteinander entstehen Brücken, die auch künftig tragen sollen.

Persönlich lerne man ebenfalls eine Menge, und zwar nicht nur die Anwendung von SAP-Programmen oder anderer Tools. Als Techniker hat man beispielsweise mit dem Thema Verhandlungen eher wenig zu tun, im Einkauf sind sie das tägliche Geschäft. Beide Techniker finden es interessant, sich mit Verhandlungsstrategien zu beschäftigen. »Auch Verträge waren für mich bisher ein eher abstraktes Thema. Als Einkäufer bekommt man eine ganz andere Sicht auf deren Inhalt, Struktur und die Wichtigkeit«, sagt Pirker und unterstreicht die Möglichkeit neuer Einblicke. »Mir ist wichtig, nicht nur der Fachmann für die Technik zu sein, sondern wirtschaftliche und unternehmerische Hintergründe kennenzulernen und über den Tellerrand zu blicken.« Beide verstehen das Angebot zur Job-Rotation als eine Motivation. »DEA entwickelt und motiviert mit einem Programm wie diesem ihre Mitarbeiter«, ist Bartels überzeugt.

Da DEA Anfang 2018 einen externen Dienstleister beauftragt habe, bestimmte Einkaufstätigkeiten wie zum Beispiel die Angebotseinholung und Bestellschreibung für kleinere Aufträge zu übernehmen, sei es für die Techniker umso wichtiger, die Einkaufsprozesse zu verstehen, so Bartels. »Ich möchte, dass meine Abteilung von dem, was ich gelernt habe, künftig profitiert und versteht, welche Anforderungen der Einkauf an uns stellt«, sagt Bartels. Sein neu geschulter Blick zeige ihm, welche Prozesse und Standards die Anlagentechnik optimieren müsse, um gemeinsam mit dem Einkauf zum besten Ergebnis zu gelangen. Das ist das Ziel.